21 серпня 2024 р.

Czym jest EZD RP i kto może korzystać z tego systemu?

EZD RP – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej. To system w administracji publicznej stworzony przez specjalistów NASK i urzędników, dla urzędników.

Wiele instytucji publicznych staje przed wyzwaniem zintegrowania swoich procesów administracyjnych z nowoczesnymi narzędziami technologicznymi. W odpowiedzi na te potrzeby powstał właśnie system EZD RP, który ma na celu ułatwienie pracy administracji publicznej oraz poprawę jakości obsługi obywateli.

Czym jest EZD RP?

EZD RP to zaawansowany system informatyczny, stworzony z myślą o kompleksowym zarządzaniu dokumentacją w instytucjach publicznych. System ten umożliwia tworzenie, gromadzenie, przechowywanie, a także archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki temu eliminuje potrzebę korzystania z papierowych wersji dokumentów, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy oraz oszczędności zasobów.

Kluczowym aspektem EZD RP jest możliwość prowadzenia korespondencji oraz realizacji procesów administracyjnych w pełni elektronicznie. Oznacza to, że wszystkie pisma, wnioski czy decyzje administracyjne mogą być tworzone, przesyłane i przechowywane w formie cyfrowej. System ten jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, co gwarantuje bezpieczeństwo i legalność przetwarzania danych.

Kto może korzystać z EZD RP?

EZD RP został zaprojektowany przede wszystkim z myślą o instytucjach administracji publicznej w Polsce. Obejmuje to:

1. Urzędy centralne i samorządowe: Ministerstwa, urzędy wojewódzkie, urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy miast i gmin mogą w pełni wykorzystać funkcjonalności systemu do zarządzania dokumentacją i obsługi obywateli.
2. Jednostki organizacyjne administracji publicznej: Takie jak inspekcje, urzędy skarbowe, szkoły publiczne, uczelnie, szpitale, a także inne jednostki podlegające organom administracji publicznej. Dzięki EZD RP te instytucje mogą sprawnie zarządzać dokumentacją i komunikować się między sobą oraz z obywatelami.
3. Jednostki organizacyjne niezwiązane bezpośrednio z administracją publiczną, ale realizujące zadania publiczne: Na przykład organizacje pozarządowe realizujące projekty finansowane ze środków publicznych, które również mogą skorzystać z tego systemu w celu sprawnego zarządzania dokumentacją projektową.

Podstawy prawne i obowiązki związane z wdrożeniem EZD 

Wdrożenie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) reguluje Ustawa z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2023 poz. 2699). Ustawa nakłada obowiązek stosowania EZD na jednostki samorządu terytorialnego, w tym gminy, powiaty oraz województwa.

Podstawowe obowiązki obejmują:

1. Zgodność z przepisami: System EZD musi spełniać wymogi dotyczące doręczeń elektronicznych i zarządzania dokumentami.

2. Integracja: EZD powinien być zgodny z systemami e-Doręczeń zgodnie z nowymi przepisami.

3. Bezpieczeństwo danych: Dokumenty muszą być przechowywane i udostępniane zgodnie z normami bezpieczeństwa i ochrony danych.

4. Szkolenie: Personel musi być przeszkolony w zakresie obsługi systemu EZD.

Celem ustawy jest usprawnienie zarządzania dokumentacją oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Korzyści wynikające z korzystania z EZD RP

Wdrożenie EZDRP w instytucjach publicznych przynosi szereg korzyści:

• Zwiększenie efektywności: Usprawnienie procesów administracyjnych poprzez automatyzację i cyfryzację dokumentacji.
• Oszczędność czasu i zasobów: Mniej czasu poświęcanego na przetwarzanie papierowych dokumentów oraz oszczędności na kosztach druku i przechowywania.
• Zwiększenie transparentności: Lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów oraz większa przejrzystość procesów administracyjnych.
• Łatwy dostęp do informacji: Szybsze wyszukiwanie i dostęp do dokumentów oraz historii spraw dzięki centralnej bazie danych.
• Bezpieczeństwo danych: Zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych i przechowywania dokumentacji.

Wdrożymy system EZD RP w Twojej placówce w modelu Saas

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu systemu EZD RP, jesteśmy tutaj, aby pomóc. Nasz zespół ekspertów zapewni kompleksową obsługę, od analizy potrzeb po pełne wdrożenie i szkolenie pracowników. Dodatkowo, możesz liczyć na profesjonalne wsparcie techniczne, aby zagwarantować nieprzerwaną pracę systemu. Ponadto, Twoje dane pozostają bezpieczne na terenie Polski – posiadamy własne Data Center we Wrocławiu, gdzie Twoje dane będą przechowywane w pełni zabezpieczonej serwerowni.

Gwarantujemy najwyższą jakość usług. Dobierz odpowiedni dla Twojej placówki pakiet i wybierz wdrożenie EZD RP z k.pl.